Consigli per un corretto utilizzo delle e-mail

Le e-mail sono al momento il principale strumento di comunicazione professionale e non. La predilezione della posta elettronica non sembra essere insidiata da episodi di disturbo come phishing, spam e altri e neppure dai social network.

La rete come sappiamo non è immune da atteggiamenti non etici, l’universo delle e-mail (oppure: mail o email) neppure!

Seppure da anni sia un servizio di successo, esso si presta a innumerevoli utilizzi non etici, necessita quindi accostarsi con giudizio, e con quella sana diffidenza già raccomandata. Vediamo quindi alcuni atteggiamenti da tenere durante lo scambio delle e-mail.

Ricevi una mail senza oggetto, con un testo privo di firma e con un allegato, guardi il mittente: è un nickname che non comprendi, ma ti sembra di conoscerlo, come ti comporti?

  • Se ha il tuo indirizzo di mail sicuramente è un conoscente, apri l’allegato.

Certamente non è la soluzione migliore, diffidiamo sempre delle mail prive di oggetto, anche se sono spedite da nickname di mittenti conosciuti. È buona norma precisare chiaramente l’oggetto della mail.

  • Cestini tutto senza aprire.

Molti film e libri Horror ci hanno insegnato che è buona norma non aprire mai quella porta. Questo però ci priverebbe di informazioni importanti se la mail fosse autentica.

  • Non apri l’allegato, ma chiedi spiegazioni al conoscente.

Seguendo i dettami della sana diffidenza ci asteniamo dall’aprire l’allegato. Poi siccome abbiamo anche la pretesa di migliorare la rete, chiamiamo il conoscente e lo educhiamo alla netiquette dell’uso delle e-mail.

L’utilizzo delle e-mail segue un rituale formalistico e il rispetto di canoni non scritti ma ben chiari a tutti. Esse hanno regole e principi dettati da una diffusa netiquette che ne disciplina il comportamento. Il mancato rispetto della netiquette comporta una generale disapprovazione da parte degli altri utenti e l’allontanamento.

Un messaggio e-mail funziona se e quando il destinatario lo distingue a vista d’occhio dallo spam (messaggi indesiderati e non richiesti), e quindi:

  1. lo apre con l’intenzione di leggerlo;
  2. ne comprende il significato e risponde di conseguenza (cioè inviando le informazioni e/o compiendo le azioni richieste da chi ha scritto).

In rete gli indirizzi e-mail non sempre sono chiari e referenziali, molte volte si utilizzano nomi strani o concatenazioni di lettere e numeri non parlanti, quindi se si scrive a qualcuno che non si conosce bene, necessita dare qualche riferimento che lo aiuti a capire chi scrive e a che titolo si prende contatto.

Uno di questi è <includere sempre l’argomento del messaggio in modo chiaro e specifico>, se si manda un invito non scrivere nell’oggetto semplicemente “invito”, ma spiegare con poche e chiare parole cosa, dove e quando. Questo consente a chi lo riceve di decidere se “cestinare” o meno la e-mail avendola considerata spam e pericolosa. Se si ha bisogno di informazioni e si chiede a qualcuno di collaborare a un’iniziativa, con cortesia, ma in modo assertivo arrivare subito al punto.

Come nel mondo reale si evita l’apertura di più discussioni, occorre evitare di scrivere e-mail che abbia più di un obiettivo.

La presenza di allegati è uno dei fattori di pericolo delle e-mail, per principio non si aprono mai allegati di dubbia provenienza o ricevuti da sconosciuti! È il medesimo discorso che si fa ai bambini: ”non si accettano caramelle da sconosciuti”.

Altro fattore di rischio sono gli allegati di estensione oscura o .exe, .html, .bat e così via.

Immagine-mail-Blusa

La figura riporta una e-mail di aggancio sospetta, scritta in pessimo italiano e sicuramente non di PostePay, con un allegato che a prima vista potrebbe sembrare un .pdf , ma notiamo che l’estensione finale è un .html , quindi potrebbe celare un <programmino> sicuramente infetto che si attiva all’apertura.

Vagliare sempre con attenzione critica, la necessità di aprire ogni singolo allegato. Nel dubbio cancellare tutta la e-mail!

Se necessita inviare il testo di un documento breve scritto con word, esempio di mezza pagina, la netiquette recita di “copiare e incollarlo” nel testo del messaggio stesso. Non inviarlo come allegato della e-mail. Esso sarà letto subito all’apertura della e-mail. Scriverlo nel testo dell’e-mail evita anche un possibile blocco da parte dei filtri <antispam> che analizzano approfonditamente tutti gli allegati.

Non s’inviano mai allegati <pesanti> a chi non li ha espressamente richiesti, soprattutto se della persona non si ha un’approfondita conoscenza; si rischia di riempirgli la casella e di <bloccarla>. “a meno che l’obiettivo non sia quello di farsi odiare al primo contatto!!!!!!”.

I prodotti di e-mail hanno la caratteristica di predire l’indirizzo del mittente così da risparmiarci la sua digitazione. Alle volte indirizzi similari con medesimi caratteri iniziali possono trarre in inganno, qualora si accetti quanto proposto del <computer> sul primo indirizzo suggerito. Se non si presta la dovuta attenzione si rischia di recapitare una e-mail ad altra persona, con tutto ciò che in contenuto di questa comporta, perché sicuramente sarà letto! Quindi, accettare quanto il prodotto propone, ma validare sempre a vista gli indirizzi.

Come detto la troppa fiducia nel prodotto rischia di farci inviare la e-mail ad altre persone, con imbarazzo sia nostro che del ricevente.

L’e-mail consente di instaurare una comunicazione con uno o più destinatari anche raggruppati in liste di interesse. Quindi indicando il nome della lista si agganciano tutti i componenti; porre attenzione! Bisogna essere consapevoli dei membri della lista, e che veramente si vuole inviare la e-mail a tutti loro.

La e-mail deve essere sempre firmata in “chiaro” e contenere gli elementi utili affinché chi riceve sappia chi siamo e come contattarci.

A differenza della vecchia posta di carta, l’e-mail “costa” apparentemente poco a chi scrive, ma viene “pagata” da chi legge con la moneta del tempo e dell’attenzione, oggi sempre più scarsa e preziosa.

Nuova problematica nasce dall’uso imprudente della funzione <rispondi a tutti> che può causare incidenti qualora l’elenco contenga indirizzi di posta di persone che non sono interessate alla nostra risposta o con le quali non desideriamo dialogare da qualche tempo. Necessita che si analizzi con attenzione l’elenco e depennare gli indirizzi che riteniamo non interessati alla nostra risposta. Alla fine potrebbe essere interessato solo il mittente. Oltretutto coinvolgendo nella risposta tutta la lista si crea un sovraccarico di traffico.

Mi preme qui precisare che studi recenti hanno appurato che l’e-mail crea una dipendenza insita nell’accesso continuo al prodotto per vedere se vi sono nuove mail. È come quando nel mondo reale ci si reca più volte a vedere se nella cassetta della posta è presente una qualche busta, il non vederla ci fa sentire così soli che alle volte anche una bolletta ci mette allegria. Gli studi accennati riportano che limitare l’ansia da e-mail non può che farci bene, guardiamo di ridurre la consultazione della posta a una volta ogni due ore.

Consideriamo infine che non rispondere ad una e-mail è maleducazione e eticamente sbagliato, ma la non risposta è considerata un <no>!

E infine vediamo anche di scriverne di meno! Se qualcuno scrive molto si tende dopo un po’ a cestinarlo automaticamente; chi invece scrive una volta alla settimana, o una al mese, gode di un’attenzione più alta.

Per chiudere una curiosità! Il simbolo @ che caratterizza la e-mail, detto in italiano “chiocciola” o “at” in un inglese maccheronico, con questo stilema compare in alcuni scritti del ‘500. Sono scritti commerciali, lettere mercantili. E sono italiani. Veneziani, per essere precisi. Questa connotazione è stata introdotta nell’informatica nel 1972, da Ray Tomlinson, un ingegnere della rete arpanet, per separare il nome dell’utente dal server a cui afferisce. Tomlison identificò che il carattere ascii @ era poco usato e ottenibile in tutti i computer.

Scritto da: Marcello Pistilli